Öncelik belirleme: her şeyi yapamazsınız, doğrusunu seçebilirsiniz

Yapılacaklar listesi bitmek bilmiyorsa, bu çoğu zaman bir zaman yönetimi sorunu değildir; seçim sorunudur. Günün aynı saat ve aynı enerjisiyle her şeyi yapamayız. Hangi işin önce yapılacağına ve hangisinin bekleyebileceğine karar vermek, gün sonunda kendinizi ne kadar yorgun ya da tatmin olmuş hissettiğinizi belirler. Bu yazıda, karışık bir listeyi sadeleştirmek için kullanabileceğiniz basit bir çerçeveyi adım adım anlatıyoruz.

Önce aklınızı boşalttın

Aklınızda dönen işleri zihninizde tutmak enerji tüketir. Kendinize on dakika verin ve akılınızdaki her şeyi sırasız biçimde bir kâğıda ya da not uygulamasında listeleyin: işler, aramalar, alışveriş, ödemeler, kişisel istekler. Bu aşamada sıralama yapmayın; amaç sadece görmek. Liste yazıldığında zihninizdeki yük hafifler ve eldeki işlerin gerçek sayısını görmek kolaylaşır.

Acil ile önemli aynı şey değildir

Bir iş acil olabilir ama önemli olmayabilir; örneğin anında cevap bekleyen ama size katkısı olmayan bir mesaj. Önemli olup acil olmayan işler ise (sağlığınız, ilişkileriniz ya da uzun vadeli bir hedef) çoğu zaman ertelenir. Öncelik belirlemenin kalbi bu ayırımdır. Listeyi dört kutuya ayırabilirsiniz:

• Acil ve önemli: Bugün yapılması gerekenler (son tarihi yaklaşan ödemeler, acil sağlık işleri).
• Önemli ama acil değil: Takvime yerleştirilecek işler (spor, eğitim, birikim, ilişkiler).
• Acil ama önemli değil: Devredilebilecek ya da kısaca çözülebilecek işler.
• Ne acil ne önemli: Silinebilecek ya da bir süre sonraya bırakılabilecek işler.

Günün üç işini seçin

Dört kutuyu doldurduktan sonra bile listeniz uzun olabilir. Her sabah ya da bir gece önce o gün mutlaka bitirmek istediğiniz en fazla üç iş seçin. Bu üç işin en az biri önemli ama acil olmayan kutusundan gelsin; yoksa gününüz hep başkalarının acillerine yetişmeye çalışarak geçer. Sabah düzenini kurmak isteyenler için sabah rutini yazımızdaki üç öncelik fikri bu yöntemle iyi birleşir.

Takvime yerleştirin

Yalnızca listede bekleyen bir iş gerçekleşmez; gerçekleşmesi için takvimde bir yeri olmalı. Gün içinde enerjinizin en yüksek olduğu saati bilirsiniz; en önemli işi o saate koyun. Toplantı, mesaj ve küçük işler için ise enerjinin düştüğü saatleri kullanabilirsiniz. İşlerin tahmini süresini de not edin; çoğu kişi işleri gerçekte bitirebileceğinden fazlasını sığdırmış gibi planlar. Planlarınıza boşluk bırakmak kurtarıcı olabilir.

Hayır demeyi ve devretmeyi öğrenin

Yeni bir istek geldiğinde hemen evet demek yerine, önce öncelik listenize bakın. Gerekiyorsa ertelemeyi ya da küçük bir kapsamla kabul etmeyi teklif edin. Aileyle paylaşılabilecek ev işlerini paylaşmak da size zaman açar. Alışkanlık kazanma konusunda küçük başlamanın mantığını anlatan yazımız da bu yüklenmeyi azaltmaya yardımcı olabilir.

Haftalık bir gözden geçirme yapın

Her hafta on dakika ayırıp tamamladığınız, ertelediğiniz ve vazgeçtiğiniz işleri gözden geçirin. Neden ertelendi? Gerçekten önemli miydi? Bir sonraki hafta neleri farklı yapabilirim? Bu kısa toplantı, listenin sizi yönetmesini engeller; listeyi siz yönetirsiniz.

Sık sorulan sorular

Her gün üç iş çok az değil mi? Sadece üç işin yapılacağı anlamına gelmez; bu üç iş günün omurgasıdır. Zaman kalırsa diğer işlere geçebilirsiniz.

Hangi uygulamayı kullanmalıyım? Uygulama şart değil; bir kâğıt ya da basit bir not uygulaması da yeterlidir. Önemli olan listeyi her gün görüyor olmanızdır.

Sürekli başkalarından aciller geliyor, ne yapmalıyım? Gelen acillerin ne kadarının sizin sorumluluğunuzda olduğunu gözden geçirin ve sınırlarınızı net biçimde paylaşın.